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进入数字化线上采购平台新时代

更高效、更快速、更高质地实现工作目标,相信是每个上班族最大的心愿之一。公司里的采购团队也不例外,公司的采购工作如果能像周末购物那么方便,该有多好!但目前基于流程导向的采购政策和工具,侧重于严格的管控和评估手段,却忽略了用户体验和成果导向,导致采购流程过于繁琐、缓慢和僵化。


不过,随着数字化线上采购的来临,这种挫败感将一去不复返。不久之后,大家或许就能见到这样的场景:通过流程自动化完成重复性和常规的采购工作;采购代理和顾问帮助采购人员做出最佳决策,实现最大业务价值。


从“绕过流程”到“拥抱流程”



随着数字化浪潮席卷所有行业,企业正面临着巨大的竞争压力。管理层深知,只有变得更加灵活高效,才能在新时代生存和发展下去,因此在面向客户的营销、销售、服务以及许多重要的供应链智能中都争相开展数字化转型。



但采购部门还没有得到足够的关注和投资。虽然许多企业已经在部署电子采购系统,甚至云采购工具,但在不改变既有繁琐采购流程的前提下,仅部署一些新的软件工具,并不能解决根本性问题。


真正的数字化线上采购系统可自动执行重复性任务,从而提高效率、降低成本。它通过人工智能和便捷的在线工具,方便所有采购人员实时获取业态洞察与数据分析。它通过更新、更智能的方式,利用数据模型,为企业的日常运营和决策提供更全面的支持。它还能改变采购人员、供应商和其它第三方的互动方式,提供全新的协作平台。


数字线上采购体系是基于深入而丰富的数据而非繁复的流程,相关业务管控环节已经嵌入在AI模型内,通过精简用户作决策和执行决策的流程,鼓励相关人员“拥抱流程”而不是设法绕过流程,给予用户符合预期的体验。


换言之,用户甚至都感觉不到是在“走流程”,他们只会看到有价值的信息,并执行相应的采购行为。合规性和管控条件都是系统固有的,内嵌在模型内,因此不会成为采购过程中的障碍。


在数字化线上采购模式下,采购人员可以通过笔记本电脑或手机终端,实时查看市场部所有过去和当前的支出情况,包括购买了哪些产品和服务,以及支付给哪些供应商。此外,智能代理会借鉴各种交易和相关数据、市场情报以及智能代理自学习的知识,帮助采购人员执行采购流程,做出正确的选择。

数字化采购的五大要素



数字化采购并不是简单的IT技术升级,而是要告别采购部门沿用几十年的运营模式,帮助企业从采购1.0阶段向采购2.0转变,并在之后2-4年,迈向采购3.0时代。


数字化采购能够为决策者提供更全面的视角,可以降低风险、提高合规性,最终提高采购部门可管控的支出项目,帮助企业大幅提高采购速度、效率与敏捷性。但是,要构建数字化线上采购体系并非易事,这要求企业掌握涵盖五大要素的一整套“复合知识体系”。


01

数据



企业运营的方方面面都离不开数据,数字化线上采购平台体系的核心也是数据,并且是海量数据。这包括预测客户需求,了解哪些产品或服务可以更好地满足这些需求,确定合适的供应商,并确定合理价格。




然而,大多数情况下,企业采购部门只收集交易数据,偶尔收集细项数据,他们并不注重收集背景信息,尤其是与流程步骤有关的流程数据,无法有效利用海量数据分析供应商、定价、市场和众多其他因素,因此很难做出最优的商业决策。此外,他们也没有充分利用各种重要的外部数据和第三方数据。


要打造真正的数字化采购平台体系,企业应当有意识地获取比现在多得多的数据。“采购体系内的所有数据”不仅包括采购流程数据,还包括与采购活动相关的其他流程所产生的数据;其中,发票和付款数据可用于了解价格和流程的合规情况,以及流程信息。“采购体系以外的数据”(比如,深入而全面的行业和市场信息等)则可帮助企业计算总拥有成本和价格杠杆,从而判断该采购哪些物资,以及从哪些供应商处购买。


02

技术工具箱


如果说数据是数字化线上采购平台的燃料,那么技术就是数字化采购的引擎。这里所说的技术,并不是支持业务流程的ERP系统,而是连接并赋予数据含义的技术,尤其是AI、自然语言处理、数据分析和机器人技术。通过数据与上述技术结合在一起,企业能够实现各种业务活动和流程的自动化,在特定情况下,还能实现高级的智能化。


埃森哲认为,任何同时涉及高度结构化信息(例如,供应商名称、类别、商品代码、离散项描述或SKU编号)和基于规则(“如果是X,则执行Y”)的活动或流程,可以也应该实现自动化,以加快执行速度和提高效率。这便是流程自动化机器人的工作。它可以帮助企业将采购申请自动转换为采购订单,只要确保所有必填字段完整且准确,完全无需人工干预。


而在另一端,当某个活动或流程需要较高的人工判断,并涉及大量非结构化信息时,利用预测模型和人工智能技术更为适宜,智能代理能够处理并帮助用户做出更好、更明智的决策。例如,在选择供应商时,智能代理将应用一个复杂的模型,根据所采购物品的采购历史记录、供应商评级和绩效,以及最近推荐的供应商报价,推荐入围的供应商。


03

直观的用户体验



数字化线上采购平台需要提供直观且有吸引力的用户体验,鼓励采购人员使用(而非绕开)在线采购工具。使用的人越多,采购效率就越高,企业采集的数据量也越大。对于数字化采购来说,理想的体验莫过于像亚马逊的商品推荐那样,通过一个门户网站,以简单明了的方式呈现相关信息,方便用户做出正确的决策。“杂乱的事情”全部都在后台发生,用户完全意识不到。


04

技能与人才



创建和运作数字化采购体系,远非采集更多数据和使用数字化工具那么简单,还需要构建一个由各领域专家组成的跨职能团队,其中包括——


  • 数据科学家/AI专家:他们知道如何构建模型来处理数据,并梳理不同的关联性。


  • 品类/行业专家:他们能够判断出这些关联性到底是有意义的,还是纯粹巧合。


  • IT专家:他们熟悉技术工具和软件应用程序,了解如何将这两者结合在一起创造出有针对性的解决方案。


  • 设计专家:他们擅长开发有吸引力的用户体验,使用户愿意使用相关工具,而不是排斥它们。




采购组织应当在所有四个领域内挖掘并培养人才,取得最大效益,只投资其中一项远远不够;而投资了所有领域却没有以数字化的视角整体规划,也是不可行的。


05

新政策、新流程和新运作模式


数字化线上采购平台为采购人员和供应商提供了全新的协作与互动方式,使所有相关方都可以更加方便地获取数据和洞察。为了充分利用这些新功能,企业应该重新审视其政策和流程,甚至采购部门的运作模式,从而匹配新的工作方式。


除了了解数字化采购的基本要素,企业在实施转型前,还需要考虑清楚三大要点:


转型需要时间。

构建数字化线上采购平台能力并非一蹴而就,根据埃森哲的经验,采集相关数据、开发必要的系统和流程,以及构建基础分析工具与AI,通常要花费三到五年的时间。所以,企业从现在起就要开始行动。


转型需要资金

构建数字化采购体系需要一大笔投资,幸运的是,市面上可以购买到的数字化采购服务越来越多,这些“产品即服务”的方式,既能帮助企业节省大笔前期投资,也大幅加快了转型速度。


转型需要远见。

数字化线上采购平台的好处显而易见,但它与传统采购模式有着显著差别。企业需要领导者的指引,这位领导者要能够界定未来的采购组织是什么样的,以及如何使之变为现实,其中的关键在于控制转型节奏,使其处在企业可承受的范围内。



如今,每个行业都面临着各种挑战,这对企业内部采购部门也提出了更高的要求,采购部门领导者需要深入思考和研究,什么样的采购体系才能满足企业发展要求。转型成为真正的数字化采购组织,构建一个数据丰富、分析驱动、AI 支持的采购中心,是把握机遇、获得成功的关键。