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在采购管理中,中小企业家掌握采购寻源七步法独步天下都不怕

在当今竞争激烈的商业环境中,尤其是夹持在疫情和地缘政治不稳定的特殊时代背景下,越来越多的中小企业家开始意识到专业采购的重要性。许多专业采购仍在不断寻求达成整体供应链优化、满足及时交付和采购总成本的目标。采购寻源主要目标是在保障供应和质量的前提下实现采购总成本最优,改善采购流程和供应商绩效,并将供应链风险降至最低,以提升所在企业和供应链的竞争力。(采购管理平台、采购管理系统、采购管理软件)

供应商是采购最大的资源,能相互成就和共创价值一直是众多采购人的期盼。战略寻源更关注的是供应关系中的合作共赢,而非简单的利益压榨。作为战略合作伙伴一方的供应商,为我们的产品和服务提供稳定优质的服务,同时寻找新的创新方式。同时,供应商更想要采购方承诺长期稳定的战略伙伴关系。

 

第一步:品类支出分析

当一项采购需求传递到采购团队,先不要急着马上决定供应商,我们首先需要进行内部支出分析。在这个阶段,采购可以利用支出分析工具,充分了解公司对该类产品的数据和信息。  
  收集历史采购数据和建立支出档案:主要有三个方面:1、此类产品的基本信息;2、产品的过往采购额;3、当前的供应商信息;

重点落实采购支出三要素,即品类(买什么?)、供应商(从哪里买?)和用户(哪里用?),以及采购数量等关键信息。输出结果主要有:按类型、区域、数量、复杂度等方面的支出分类和采购重点范围。

第二步:商业需求目的

分析采购需求、确定采购需求和确定采购目标。简单来说,我们要以什么样的价格购入什么样的产品,技术需要满足什么规范,质量需要达到哪个水平,供应商的服务需要满足什么要求等。

只有明确了解自己想要什么,才能在接下来的步骤中有条理地制定相应决策。当然,内部需求可能随着供应市场的变化而不断调整,采购人员需要随时保持与内部团队的沟通,及时将变更后的需求汇总更新。

第三步:供应市场评估
  这一阶段的主要活动需要确定潜在的供应商,创建关键供应商名单,展开对关键供应商做好评估工作;我们必须进行初步调查,采购应该了解供方市场的趋势和动态。当今互联网络时代,采购人员只要稍加搜索和调查,即使对于全新的领域也能很快了解基本的供应市场概况,比如目标品类的商品是买方市场还是卖方市场,目标供应商的规模和发展水平等。评估供应商的能力,以便在早期阶段评估我们的项目是否在这份长清单所定义的供应商中可以执行。初步调查需要重点关注产品的基本成本结构、技术可行性、供应商的生产制造能力、产能及该产品在这一领域的成熟度。

   北斗星云采平台产品系列:采购管理系统、采购管理软件、询比价采购系统、询比价采购软件、询价采购系统软件、竞价采购系统、竞价采购软件;云采购、招标云、询价云、竞价云;云采平台目前注册供应商突破100万家,供应商已经通过平台专业资格预审工作;供应商已经和品类一一对应;重点供应商都有KPI 考核数据;可以为中小企业提供合格线上采购寻源数据。

第四步:寻源策略制定  
  这一步是最关键步骤,主要的活动是针对不同品类产品的供应市场情况制定出特定的寻源策略。比如,是集中采购还是分散采购,是国际采购还是本地化采购,是招标还是谈判等。为了充分鼓励新供应商的参与积极性,并激励现有供应商保持竞争力,需要在符合寻源策略的前提下,让现有供应商和潜在供应商同台竞技。

第五步:寻源策略执行  
  执行采购寻源,询比价及招标是首要任务。早起许多企业使用的最常见方法是电子邮件询价。这样的方法快速且便利,但也存在着询价文件随着人员变动而丢失等风险。因此,现在很多公司招标、询比价、竞价采购流程规定使用北斗星云采平台来规范整个采购过程。

再具体执行过程中我们还需要采购人员持续的跟踪和及时的沟通,以保证供应商有更快、更准确的反馈。有的采购在这一阶段为了应付项目组的压力,想要快速取得报价,常常是不等必要的信息收集完成就转发给供应商报价,然后随信息慢慢补充,再一次一次地给供应商更新询价内容,这样往往欲速则不达。应该是公司在收集报价时,要求供应商提供成本分解表作为有效报价的部分,同时也可以给供应商的定价水平提供参考,可以更好地给供应商一个第三者视角,及时让供应商了解他所处的市场水平和竞争力,这是一个双赢的举措。

第六步:供应商寻源实施  
  在合同签订之后,一定要正式通知那些成功的供应商,告知他们的执行团队尽早参与项目实施,把握每个阶段的时间节点,按时交付。这时,项目管理、关键点监控和内部实践总结与反馈等工具就有了用武之地。

第七步:寻源持续改善  
  随着时间的推移,衡量供应商的持续业绩越来越重要。行业的动态变化、采购品类的重新定义和优化、供应市场的变化,都会影响采购的竞争力。很多公司设立了完整的供应商评估体系,评估各个供应商业绩表现,制定相应的发展和纠正措施,继而持续监测其结果。通过这一做法,我们可以确定之前制定的寻源策略是否有效,是否达到了预期的结果。如果没有,那么需要重复前面的步骤,找出问题,并持续改善。同时,采购可以进行定期提炼更新、安排最佳实践分享,为新项目做准备,持续循环,持续改善。

 

我们发现,采购寻源七步法从第一步到第四步基本都是分析。所谓“磨刀不误砍柴工”,只有分析透彻了,从第五步开始的执行才能贯彻好,这样才能做到知行合一;现在越来越多的公司开始采用电子采购管理平台系统软件采购的方式实现采购寻源全过程管理;

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